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Google 付費商業雲端用戶已達3百萬

2/3/2017

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Google 商業軟體套件G Suites
在2016年新增1百萬付費用戶

雲端已經漸漸被大量商業用戶採用, Google 能夠取得快速進展主要因為它任安性被信任, 且費用比自建系統便宜甚多.

Google 商業雲端套件 G Suites 解決企業哪些問題？

免購買檔案伺服器主機, 免五年換主機
免考慮異地備援機制, Google 全球備援
免建置郵件伺服器, 免專人管理郵件伺服器
免建置擋垃圾郵件
免買備份軟體
讓檔案共享, 共編, 行動化存取
若沒太複雜Excel 應用或套表等應用, 可購買最少量Office 軟體
免買內部專案協同作業網站
團隊行事曆同步更新

哪些適合使用G Suite

G Suites 全部使用網際網路, 適合大量使用網路及平板/智慧手機的組織, 誰適合使用這種雲端架構的OA？

1.新創事業, 不用花大錢建置主機與機房, 沒有舊包袱, 採用雲端新方法/低成本/高效能, 創新模式降低成本

2.多據點通路, 每個據點都可以透過網路共編/同步/不用專業人士維護

3.社團/財團法人/公益團體等, 比較少與他人檔案交換, 經費也有限, 專業管理人才較少

4.SOHO 族, 員工人數較少的企業

5.短期任務型專案組織

6.沒有固定辦公室的虛擬組織/團體

G Suites 包括哪些好用的？

Google G Suite 是以人頭數計算, 採每月每人5美金, 就可以擁有全部G Suite的軟體服務, 因採用每月付款, 人員異動依照比例增減即可, 不用買斷版權.

一.郵件伺服器 Gmail

個人帳戶Gmail 免費, 帳戶名稱一律是 XXXX@gmail.com, 而G Suites 就是可以用自己公司的網域, 例如: jason@triplets.com.tw, 讓客戶感覺是企業帳號而非個人帳號.

Gmail 商業版跟一般自建郵件伺服器差異在哪?

1.Gmail 不用買主機, 省下主機費用, 用電, 機房, 冷氣, 備份設備費用

2.Gmail 不用買擋垃圾郵件, 省下SPAM 過濾器費用

3.Gmail 提供2階段認證, 確保帳號不會被盜用, 比一般的郵件伺服器安全

4.持續運轉能力比自建主機強

5.Gmail 每月付費, 每帳號5元美金/月, 可隨著使用人數每月調整, 版權不浪費

6.Mail 出問題的機會比較低, 不用一個全職網管人員

二.檔案伺服器 Google Drive

一般企業要將檔案一起共同存取, 需要購買一台檔案伺服器或是NAS 主機, 有買主機就必須安裝設定/維護/備份, 需要機房冷卻系統與電力成本. 如果採用微軟伺服主機 Windows Server, 還需要買版權.

Google Drive 與一般伺服主機或NAS 差在哪裡?
1. Google Drive 是放在Google機房, 員工可在世界各地存取檔案, 方便性極高. 相對地, 若有機密安全考量, 檔案權限控管就要小心管理.

2.Google Drive 可以儲存近一個月內的版本, 有檔案履歷. 自建主機則沒有檔案履歷, 因此, 常用日期作為檔名版本.

3.Google Drive 每人可存30GB, 空間若不夠需要另外購買儲存空間. 自建主機則空間使用較彈性.

4.行動用戶/分店/分公司多點同步超方便, 自建要同步不同分點就麻煩些

三.Google 辦公室OA套件

辦公室常用的微軟Office 在Google G Suite 也有相類似的對應產品, 目前雖還無法完全取代微軟 Office, 但可以減少購買微軟版權, 以節省企業成本. 若是企業比較沒用到套印, 或是用到複雜Excel 巨集, 或是企業不需要密集與他公司交換檔案, 例如學校/財團法人/新創中小企業, 可以試著用Google OA.

Google OA 套件與微軟Office 有何不同?
1. Google OA 套件可以共編, 支援同時高達數十人編輯同一檔案

2.Google OA 套件用連結分享, 不用隨身碟

3.插入相片/影片到簡報超方便, 不用再下載

4.Google 多了一項 Google 表單, 方便問卷調查/統計/資訊蒐集

5.Googel 提供微軟Office格式轉換, 目前還無法做到100%相容

四.Google 行事曆

Google 行事曆是企業很棒的訂閱與協作行事曆, 可讓企業有多個行事曆供員工訂閱, 並且也可以視需要讓客戶訂閱, 例如開班/比賽/各種特殊活動,

而社團更適合利用Google 行事曆來同步, 讓每個會員不用再維護行事曆, 而是由社團的執行秘書一人維護, 眾人同步, 例如變更例會與取消.

五. Google Sites 內部網頁與對外網站

企業內部的資訊入口網站, 專案協做共編, 都可以利用Google Sites 來建置網站, 不用購買主機, 也不用設置防火牆, 也不用擔心被駭, 都由Google 替我們處理好.

當去年年底 Google Sites 提供新版後, 整個網頁製作與網站建置變得非常容易, 只要會文書處理就會製作網頁, 超方便與成就感.

企業內部Google Sites 可以限制只有員工可以存取, 對外活動宣傳則可以開放任何人存取. 當企業有產品/活動需要宣傳, 不用再靠專業公司, 可以自己建立高質感/手機友善的網頁, 促進宣傳效果.

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你使用臉書時有防護裝備嗎?

1/17/2017

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近日臉書受駭者又暴增

臉書功能越來越強, 直播拍賣/專訪/尾牙/拜年等, 吸引更臉書的人口, 而這些新的用戶, 可能都沒有資訊安全的基本知識, 就開始上線使用, 就好像騎機車不戴安全帽, 就直接上路.

近日的入侵的現象大部分都是密碼被盜, 入侵後跟朋友問手機號碼, 並且要求幫忙收簡訊, 這時臉書被入侵者本身沒問題, 但是他的朋友就遭殃!

臉書受駭後會有什麼後果?

受駭者的朋友收到詢問手機號碼, 並且幫忙收認證碼, 這時後, 被騙手機號碼的人他的Line 就會被奪走! 駭客取得你朋友受駭者的Line 帳號, 然後「有他手機號碼的朋友, 就自投羅網去加他為朋友」, 開始一個個騙錢. 一個人被駭, 可能讓周遭至親好友被騙, 然後再騙至親好友的其他朋友.

如何確保不會被駭?

很簡單只要開啟一個按鈕:「登入許可」
最好用手機設定, 依照底下所顯示步驟處理, 設定好之後, 以後從其他電腦要登入, 都必須經過手機臉書確認是本人, 才可以繼續. 這樣駭客就沒有辦法入侵.

如果朋友一直被駭, 該怎麼辦?

第一次被駭, 趕快通知, 並且教導他開啟登入許可, 第二次再被駭, 建議你不要跟他同車, 他酒駕你也很麻煩, 立馬解除朋友關係吧, 跟這種不把朋友保護好的玩家做朋友, 早晚會出問題又不負責！

關鍵安全設定
手機臉書-->設定-->帳號安全

將「登入許可開啟」打V

開啟時, 要輸入電話號碼, 並且會傳送認證碼到手機, 輸入後即完成. 從此, 要從其他台電腦進入臉書, 登入密碼後, 必須從手機版的臉書通知, 去按「這是我本人」, 如此, 電腦才能登入使用. 每台電腦只要認證一次.

因此, 要在其他台電腦使用臉書, 必須手機在身邊, 並且同意後才能使用. 駭客若要登入, 手機不在身邊, 這樣就無從入侵.

詳細臉書安全設定

詳細臉書安全設定請按這裡

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從簽賭站看雲端安全嗎?

1/13/2017

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蘋果2017/1/13 新聞
簽賭站雲端化用Line簽牌也可以

雲端讓警方更難查緝

傳統使用傳真機投注, 並把賭注資訊輸入電腦. 當被查獲時, 傳真機/電腦被查封, 傳真的紙張變證據, 電腦的系統內資訊也是證據.

當簽注站採用雲端, 小組頭簽注改用Line 拍照, 中組頭收單輸入雲端, 大組頭機房在哪裡? 答案是世界各地區都有可能

所以, 以前要查組頭, 沿著傳真機可以找到, 現在用Line, 怎麼找?
以前破獲大組頭, 抄機房可以滅掉, 現在雲端去哪裡滅?

雲端在某種程度上是比傳統自建安全, 費用也比較低. 例如, 省了傳真機, 電腦也不用多台, 手機就可以上雲端輸入賭注, 雲端機房用租的, 風險相對低.

個人上雲端更安全

大部分的人都用隨身碟/行動硬碟備份個人資料, 為了怕出問題, 都會放好幾份以防萬一. 這樣做有放比雲端安全嗎?

其實放好幾份沒有比較安全

天然災害一次全毀
人為偷竊/惡意破壞也可能全部不見
不知已經中毒, 或最新版已經中毒回寫至舊的, 也可能覆蓋
電子壽命一到, 說掛就掛, 若都是同期的電子設備, 壽命也類似
行動力不高/回應速度慢/尋找檔案機制靠腦力與運氣

如何確保雲端檔案安全

把握幾個原則

1. 每個雲端服務, 都要啟動2階段認證, 這樣就不會被盜用, 密碼被知道也沒關係. 到google 首頁去輸入「Google 2階段認證」「Facebook 2階段認證」「Yahoo 2階段認證」「Dropbox 2階段認證」... 然後跟著做即可

2.重要資料放 Dropbox/Google/Onedrive 各一份, 類似多個隨身碟, 平常用Dropbox 為主, 因為只有Dropbox 可以救回感染勒索病毒的檔案

3.所有帳號密碼透過 Evernote儲存, 並且把密碼再加密一次, 若要查詢密碼, 再用手機的Evernote 輸入唯一要記得的密碼(例如車號, 電話, 生日), 就可以顯示所設定的密碼. 也就是每個服務的帳密不同, 但我只要記得一組密碼就好.

作者

張賜賢/一位樂於學習新科技並整理分享給台灣同胞的資訊人

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雲端對企業為何重要?

1/8/2017

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企業主的痛

資訊系統早期建置需要先有一批專業工程師, 買進硬體主機, 購置軟體系統, 安裝到教育訓練, 再來後續備份與裁修, 專業人員異動培訓, 資安防護與復原等. 從投資人力到軟體上線產生效益, 過程中充滿風險, 成本可能高達數千萬!

萬一評估錯誤, 或各種配合條件不足, 都讓企業老闆心驚膽跳. 幾乎所有老闆都怕資訊專案, 因為看不到成果前, 就須先冒險投資高成本, 卻又無法隨心控制風險, 甚至不知如何下達決策.

雲端科技改變這一惡夢, 讓企業主不再擔心高風險資訊專案, 可以先行試用評估, 也可以依照企業規模隨時增減訂閱費用.

雲端為何能帶來革命

1.世界資訊科技的進步與高速網路的普及, 讓外網速度趕上內部網路, 未來5G 更是速度大突破

2.低成本機房白牌主機, 可允許部分機器當機的雲端計算架構, 省去以往高穩定性/高價格/名牌主機成本

3.國際統一的資訊內碼, 讓世界優秀軟體得快速增加當地語言版, 拆解天然屏障

4.網路無國界, 市場變成全球, 研發成本可以快速攤提, 用戶成本也大降

5.國際級大廠以優秀人才及資金, 軟體持續進步, 用戶大幅成長, 單價變得人人用得起, 吸引更多用戶

雲端帶來哪些效益

1.資訊投資成本大幅下降

2.引進系統到上線時間縮短

3.評估時期測試成本極低甚至免費, 風險極低

4.軟體購置模式改用租用, 依人頭數與淡旺季調整租用人數

5.免除主機購置/機房電費/備份/維運人力/災難復原成本

6.雲端就是共用(軟體, 主機, 機房, 安全設施, 專業人力, 版權)

雲端的安全沒問題嗎?

雲端比自建還安全, 因為雲端是營業為目的, 人才/設備/安全規範都是世界級競爭力.

雲端比自建安全的理由

1.雲端資訊防護設備必須是一流, 才有辦法阻擋各方攻擊, 因為, 雲端是靠這個賺錢

2.雲端公司是世界級, 聘用一流人才, 專業培訓, 專業證照, 又有國際專業稽核

3.備份/備援/異地備援能力都是一流, 反觀企業, 能做好備份就已經不容易

4.國際雲端公司具備各種監控機制, 任何異常會有專業團隊全球支援, 反觀企業, 等待隔天甚至數天後是正常

5.天然災害/人為破壞/失竊等風險, 企業很難做得很好, 國際級雲端做到跨國/跨地區備援

6.當公權力來搬主機, 目標物很明確, 但在國際雲端上, 不知道機器在哪裡, 更無法知道哪一台

然道雲端沒有安全風險？網路斷線就是最大風險, 當公司附近的網路線被挖斷, 網路設備故障, 雲端就GG! 但是, 越來越多的企業以4G(未來5G) 當備援線路, 相信斷線這種事發生機率比主機當機更少.

當然高機密的資料, 為了安全起見, 還是天然屏障防護, 例如軍方, 金融單位, 企業的高敏感性研發機密也是暫時不適合放雲端.

來看看哪些好用的雲端

雲端既然這麼好, 為何都沒有人來推薦採用?

雲端的銷售模式也是革命, 雲端就是要減少代理/經銷制度, 才能壓低客戶價格, 也因為沒有經銷代理, 所以, 必須把軟體做得非常容易操作, 將學習門檻降到最低.

既然雲端是客戶直接線上訂閱, 就沒有經銷商願意為其推廣, 所以, 雲端幾乎採行直銷!

那企業該如何進入雲端?

1.先從企業行銷著手, 善用雲端行銷工具與資源, 例如活動網頁/產品宣傳資訊/行銷DM/社群媒體應用等切入, 多媒體素材製作, 3D 簡報, 資訊圖表/心智圖, 免費部落格/網站建置等

2.雲端檔案, 專案協同合作, 線上即時視訊系統, 專案管理, 文件共編, 雲端備份等

3.進一步應用雲端CRM, 雲端人資, 雲端公佈欄等

企業進入雲端, 只要投資在教育訓練與顧問費, 讓顧問指導哪些免費好用軟體, 減少錯誤摸索的時間, 將可以最低成本
最低風險/看到成果再租用的最佳模式遨遊雲端

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簡報工具PPT的秘密按鍵

1/8/2017

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簡報開始前或結束後, 如何控制螢幕?

演講結束時, 畫面投射到演講者的臉上, 拍照產生尷尬效果！

相片取材自蘋果新聞

怎麼操作可以讓螢幕暫時關閉？

大部分的人使用
1.拿個蓋子/書本遮住單槍(拿紙擋, 有時過熱著火)
2.直接按單槍的Standby 鍵(有時不會操作或是按錯)
3.關閉單槍電源(可能將燈泡燒掉)

暫停簡報畫面最佳做法

在PPT 簡報狀態, 按「B」, 螢幕變全黑, 再按任何鍵回復
B 就是Black

猜猜看, 按「W」會怎樣?

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社團Line公佈欄最好的做法-Line@

1/7/2017

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厭倦Line接龍/洗版轟炸嗎?

Line 已經成為每天溝通的重要工具, 幾乎社團/家庭/企業/組織/同學會等都用Line 來溝通與資訊傳遞, 其中最令人頭痛的就是Line 的洗版！礙於團體中訊息必須掌握, 卻又無重點, 很多都是貼圖/打屁/哈拉, 越來越讓人憂心對眼睛的傷害.

難道沒有更好的方法嗎?

如果你的團體已經痛到必須改變, 那 Line@ 可能是最佳方案. Line@ 只要管理者下載使用, 群組成員習慣不變, 因此, 接受度較高, 習慣改變的痛苦最低.

用Line@ 作為團體的公佈欄, 跟用群組做公佈欄(若有人亂PO 文要罰錢)有何不同? 以下做個比較

Line@ 除了適合企業行銷, 也適合做公佈欄

Line@ 在企業行銷已經使用超過2年半, 效果非常明顯, 成本也低廉, 可從免費到1個月798元, 即可經營粉絲並且推播促銷方案與產品資訊給客戶.

Line@ 的群發(推播) 就是公佈欄的精神, 由後台管理員群發訊息給粉絲(社團的粉絲就是成員), 粉絲也可以與後台聊天, 只是都是私密狀態, 不會影響其他人.

Line@ 有些科技難度, 需要學習新工具

Line@ 對科技用戶沒有太大困難, 但對於秘書幹事有些難度, 必須花點時間學習雲端科技應用. 例如, 以前用PDF 貼在群組, Line@ 就不能PO 檔案, 必須用雲端硬碟, 搭配網址連結群發給粉絲, 而且Line@ 有500字的上線, 因此, 需學習其他美編工具, 才能將例會活動/活動剪影/影音多媒體等包裝在網頁內, 再群發給成員.